CALMMANDER


Tun



 

Was soll ich tun?

Wie soll ich etwas tun?

In welcher Reihenfolge soll ich die Dinge tun?


Den ganzen Tag über tun wir etwas. Wir entscheiden bewusst oder unbewusst, dass wir (jetzt) die Sache X tun. Worauf basiert diese Entscheidung? Anhand welcher Kriterien entscheiden wir WAS wir tun?

 

Nun haben wir uns für die Sache X entschieden; es folgt die nächste Frage: WIE tun wir die Sache? Wollen wir die Sache tun oder quälen wir uns innerlich? Was denken wir? Sind wir voll bei der Sache, ruhig und konzentriert? Welche Qualität wollen wir abliefern? Welchen Erledigungsgrad streben wir an?

 

Gerade in dem Zeitpunkt, in dem wir die Sache X angehen wollen, schießt uns die nächste Frage in den Kopf: Wäre es nicht besser, wenn wir genau jetzt die Sache Y tun würden? Sache Y wäre doch "super dringend". Nach welcher Regel können wir diese Frage (Soll ich jetzt X oder Y tun?) beantworten? Also auch die REIHENFOLGE, in der wir die Dinge tun, ist von Bedeutung.

 

Mit all diesen Fragen, wollen wir uns im Folgenden befassen und versuchen, Klarheit in das Thema zu bringen.

 

In TUN findest du eine kleine Abhandlung über

  • den Blick auf das Wesentliche,
  • Ergebnisorientierung und
  • Priorisierung.

 

Was tun?

Den ganzen Tag über tun wir bestimmte Dinge und bestimmte Dinge vielleicht nicht, obwohl wir sie tun sollten.

Gibt es eine Regel, die uns dabei hilft, zu entscheiden, was wir tun sollten und was nicht? Ja, eine solche Regel gibt es:

Tue einfach das, was wirklich wichtig ist. Konzentriere dich konsequent auf das Wesentliche. Verschwende keine Ressourcen auf weniger wichtige Dinge.

 

Dazu findest du nachstehend drei Fragen. Wann immer du unsicher bist, was du tun sollst, halte dich an die Antworten auf diese drei Fragen. Sie werden dir die nötige Orientierung geben.

 

  1. Was ist wirklich wichtig in meinem Leben?
  2. Was ist wirklich wichtig in meinem Job?
  3. Was sind meine wichtigsten Aufgaben?

 

Die Antworten auf diese Fragen findest du hier: 

 

Blick auf das Wesentliche:

Was ist wirklich wichtig in meinem Leben?

Meine WERTE

 

Was ist wirklich wichtig in meinem Job?

Meine HAUPTAUFGABEN

 

Was sind meine wichtigsten Aufgaben?

Meine !!! - AUFGABEN

 

CALMMANDER enthält kurze Coaching-Einheiten, mit denen du deine Werte und deine Hauptaufgaben im Job festlegen kannst. Das geht ganz einfach und schnell. Die Wichtigkeit deiner Aufgaben legst du immer dann fest, wenn du eine Aufgabe erfasst. Nachstehend mehr dazu:

 

 

Wichtig: 4 Kategorien

Im Hinblick auf die Wichtigkeit einer Sache unterscheiden wir in CALMMANDER 4 Kategorien:

  1. Ganz besonders wichtig !!!
  2. Sehr wichtig !!
  3. Wichtig !
  4. Unwichtig (!)

 

Sieh dir dazu die folgende Übersicht an. Diese Übersicht dient der Orientierung. Falls es in deinem konkreten Umfeld gravierende Unterschiede dazu gibt, erstelle dir einfach selbst eine solche Übersicht.

 

Wichtig: Übersicht

WichtigÜbersicht

 

 

Wie tun?

Wenn es um die Frage geht, wie wir die Dinge tun sollen, dann gibt es grundsätzlich zwei "Welten" und zwar gemessen an dem Ergebnis unseres Tuns - und letztlich geht es genau darum:

 

  1. den Good Job, bei dem unser Tun zu einem guten Ergebnis führt.
  2. den Bad Job (im Englischen gerne auch „half-assed“ job), bei dem unser Tun zu einem schlechten oder gar keinem Ergebnis führt. 

 

Im Sinne des ökonomischen Einsatzes unserer Ressourcen empfiehlt es sich, unser Tun mit einem guten Ergebnis abzuschließen. Es ist nämlich so: Der Bad Job kommt i.a.R. wieder zurück, meistens in Form von Kritik, als Problem oder zur Reparatur; alles unerfreulich. Demgegenüber hat man seine Ruhe, wenn man einen Job gleich ordentlich erledigt.

Darüber hinaus ist jedes gute Ergebnis ein Erfolg. Erfolge geben uns Bestätigung und stärken unser Selbstvertrauen. Wir freuen uns über Erfolge.

Nachstehend findest du die Kernelemente des Good Job. Diese Elemente sollten dich bei der Erfüllung deiner Aufgaben leiten; generell bei allem, was du tust.

 

Die richtige Einstellung

Wir gehen mit der richtigen Einstellung an die Sache heran: nämlich mit einer positiven Einstellung oder zumindest mit einer neutralen.

 

  • Mit einer positiven Einstellung: Eine positive Einstellung ist geprägt von einer grundsätzlichen Zustimmung. Wir wenden uns einer Sache zu und sagen innerlich "Ja". Wir sind konstruktiv, vielleicht empfinden wir eine gewisse Freude. Wir wollen diese Sache erledigen.
  • Zumindest mit einer neutralen Einstellung: Eine neutrale Einstellung ist geprägt von einer grundsätzlichen Unvoreingenommenheit; wir sagen innerlich "mal sehen". Wir sehen die Aufgabe rein sachlich und sind innerlich offen. Vielleicht empfinden wir ein gewisses Interesse. Wir erledigen die Sache ganz cool. "Just do it."

 

Wenn wir positiv oder neutral an eine Sache herangehen, sind wir innerlich locker. Nichts bremst uns. Wir sind bereit uns auf die Sache einzulassen und nehmen innerlichen Schwung mit. Unsere Ressourcen werden optimal eingesetzt. Wir können unser Leistungspotenzial voll ausschöpfen und uns über das eigene Tun freuen.

Demgegenüber bremst uns eine negative Einstellung, bei der wir innerlich "Nein" zu der Sache sagen. Es ist wie Autofahren mit angezogener Handbremse; sinnlose Ressourcenverschwendung.

 

Innere Ruhe

Wir sind innerlich ruhig und locker, frei von jeder Aufregung.

 

Beruhige dich ganz bewusst, bevor du die Erledigung einer Aufgabe startest:

  • Der Atem geht langsam und tief (Bauchatmung).
  • Die Muskeln sind entspannt.
  • Unsere Energie kann frei fließen.
  • Wir lassen uns auf die Sache ein, wir sind bereit.
  • Wir konzentrieren uns jetzt ganz auf diese eine Sache.

 

Klar denken

Wir denken klar und geben unseren Gedanken die richtige Richtung.

 

Klares Denken fördert die ökonomische Erledigung einer Aufgabe. Es zeichnet sich durch eine gewisse Struktur und die Stellung zielführender Fragen aus. Beides hilft uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Also:

  • Wie ist die Ausgangssituation / Was ist das Problem?
  • Was ist das Ziel?
  • Wie kann ich das Ziel erreichen / Welche Optionen gibt es?
  • Welche Option ist die beste / Was schlage ich vor?

 

Eine Sache

Wir konzentrieren uns auf eine Sache.

D.h. wir richten unsere ganze Aufmerksamkeit ausschließlich auf diese eine Sache.

Alles andere wird ausgeblendet.

So sind wir ganz bei der Sache, im Flow. 

 

Störungen:

Wenn wir uns (ausschließlich) auf eine Sache konzentrieren wollen, dann ist jede Störung unerwünscht. Störungen unterbrechen unseren Energiefluss (Flow) für die eine Sache, der nach Beendigung der Störung erst wieder mühsam aufgebaut werden muss.

Alles, was unsere Aufmerksamkeit von der einen Sache ablenkt, ist eine Störung. 

 

Wir unterscheiden zwei Arten von Störungen: externe und interne. Externe Störungen wirken von außen auf uns; interne erzeugen wir selbst.

 

Externe Störungen:

Störung > Richtiger Umgang damit:

  • Lärm > Türe / Fenster zu, Ohropax verwenden, Kopfhörer aufsetzen und entspannende Musik hören
  • Telefonate > Telefon ausschalten / umleiten, Anrufe auf die Mobilbox  umleiten
  • E-Mails > Nachrichtenprogramm ausschalten
  • Benachrichtigungen > Smartphone ausschalten oder wenigstens umdrehen, lautlos schalten und weit weglegen
  • Kollegen > Nicht erreichbar sein, "Sorry, ich melde mich."
  • Hektik um dich herum > Ein ruhiges Plätzchen finden
  • zu viel Zeug auf dem Schreibtisch > alles wegräumen, was für die eine Sache nicht gebraucht wird
  • geht alles nicht > lerne dich besser zu konzentrieren, lerne all die Störungen auszublenden

 

Interne Störungen:

Störung > Richtiger Umgang damit:

  • Wie wird morgen das Wetter? > Später nachsehen und wieder konzentrieren
  • Wie hat der FC Liverpool gestern gespielt? > Später nachsehen und wieder konzentrieren
  • Was soll ich heute zu Mittag essen? > Das solltest du dir künftig bei Start the Day überlegen und wieder konzentrieren
  • Da fällt mir ein, dass ... > Kurz aufschreiben (z.B. im Journal) und wieder konzentrieren
  • Ich sollte wirklich wieder einmal ... > ... konzentriert bleiben
  • Jetzt fällt mir etwas ganz Tolles ein > Kurz aufschreiben und wieder konzentrieren
  • Mein/e Nachbar/in hat heute echt ... > Tief durchatmen,  klar denken und wieder konzentrieren
  • Nur einmal kurz auf mein Handy schauen ... > Erst, wenn ich hiermit fertig bin und wieder konzentrieren
  • Muss ich das jetzt wirklich machen? > Stell dich richtig ein und zieh` das jetzt durch; du fühlst dich dann besser.
  • Wäre es nicht viel besser, wenn ich jetzt XY machen würde? > Das solltest du dir künftig bei Start the Day überlegen: Lege dort einfach deine Tagesprioritäten fest. Und jetzt wieder konzentrieren.
  • Wer führt in der Moto GP-Gesamtwertung? > Später nachsehen und wieder konzentrieren (wahrscheinlich Marc Marquez).

 

Gute Qualität anstreben

Wir bemühen uns, ein gutes Ergebnis zu erzielen.

 

Die qualitativ hochwertige Erledigung einer Aufgabe verschafft uns ein angenehmes, befriedigendes Gefühl; wir haben unsere Ressourcen sinnvoll eingesetzt und ein gutes Ergebnis erreicht.

Für unser Selbstbewusstsein können wir einen weiteren Erfolg verbuchen. Alles gut.

Je wichtiger die Aufgabe, desto höher sollte die Qualität der Erledigung sein.

 

Achtung: Gut, nicht perfekt.

 

  • Gut - Bedeutung: den Ansprüchen genügend, von zufriedenstellender Qualität, ohne nachteilige Eigenschaften oder Mängel.
  • Perfekt - Bedeutung: ohne den geringsten Fehler, makellos, meisterhaft, mustergültig, vollendet, vollkommen, vorbildlich. 

 

Du siehst schon, worum es geht:

Gut ist völlig ausreichend. Es gibt ein angemessenes Verhältnis zwischen Ressourceneinsatz und Ergebnis. Das Ergebnis ist o.k. 

 

Perfekt braucht i.a.R. niemand, ist völliger Luxus. Die Qualität des Ergebnisses ist zu hoch. Meisterhaft? Vollendet? Wer braucht das? Der Ressourceneinsatz ist im Verhältnis zum geforderten Ergebnis viel zu hoch.

Ein Beispiel: Das Ziel ist ein gutes Auto.

Gut: Ein VW Golf

Perfekt: Ein Ferrari

Der unterschiedliche Ressourceneinsatz lässt sich am Preis erkennen.

Also: baue einen VW Golf, keinen Ferrari. 

 

Jobs: Gegenüberstellung

JobsGegenüberstellung

 

 

Erledigung = Abschluss

Wir wollen die Sache erledigen, d.h. abschließen. Wenn es sich bei der Aufgabe um eine Teilaufgabe handelt, dann ist der gegenständliche Teil abschließend erledigt. 

Dieser Zustand ist dann erreicht, wenn nichts mehr zu tun ist. Das Ding ist FERTIG!

 

Wir liefern dann keinen vagen Entwurf ab oder ein grobes Konzept, sondern gute durchdachte Arbeit. Wir haben die Ausgangssituation und das Ziel verstanden, die einzelnen Optionen herausgearbeitet und bieten klare Lösungen bzw. Ergebnisse an. Wir liefern einen Good Job!

 

In welcher Reihenfolge?

Angenommen du hast 30 "Aktivitäten" (to do`s bzw. Aufgaben, Routinen, Erledigungen etc.) auf deiner Agenda; alle sollten erledigt werden.

 

Du musst nun entscheiden, in welcher Reihenfolge du diese Aufgaben erledigst. Das ist Priorisieren: Die Festlegung, in welcher Reihenfolge du deine Aufgaben erledigst.

Keine ganz leichte Sache. Zwei wichtige Fragen dazu:

 

1. Wo finde ich meine Aufgaben?

  • Am Computer?
  • Auf einer Liste?
  • Auf mehreren Listen?
  • Am Smartphone?
  • Im Kalender?
  • Auf Notizen?
  • In einem Heft oder Block?
  • In meinem Kopf?
  • Schön verteilt auf alles?

 

2. Nach welchen Kriterien lege ich die Reihenfolge meiner Aufgaben fest?

  • Mit dem Schwierigsten beginnen?
  • Mit dem Leichtesten?
  • Einfach von oben nach unten (vorausgesetzt, du führst eine Liste)?
  • Das Dringendste zuerst?
  • Das Wichtigste zuerst?
  • Zuerst das, was am längsten aufgeschoben wurde?
  • Nach Lust und Laune?
  • Zufällig?

 

Priorisieren ist eine Kunst

Während du über all das nachdenkst, kommen 5 neue Aufgaben dazu. Drei davon "versteckt" in E-Mails. Eine via Telefon. Eine ganz nebenbei vom Chef am Weg in die Mittagspause. Macht in Summe 35 Aufgaben. Hurra!

 

Richtiges Priorisieren ist eine Kunst: Wer sie beherrscht, erleichtert sein Leben ungemein und weiß zu jedem Zeitpunkt, was als Nächstes zu tun ist. Man blickt auf eine gut gepflegte Agenda, weiß, wo man mehr Zeit investieren soll und wo weniger. Die Dinge sind berechenbar, man blickt nach vorne und stellt sich auf das, was kommt ein. Souverän erledigt man eine Sache nach der anderen. Struktur gibt Sicherheit. Sicherheit gibt innere Ruhe. Man weiß, wo es lang geht. Man weiß, dass man die Dinge stets (von wenigen unvermeidlichen Ausnahmen abgesehen) im Griff hat.

 

Wer sie nicht beherrscht, macht sich das Leben (wahrscheinlich täglich) schwer; ständig muss man sich neu orientieren; was kommt als nächstes? Nichts ist vorbereitet, der Zufall besiegt die Berechenbarkeit. Latent begleitet einen ständig das Gefühl, irgendetwas Wichtiges zu vergessen. Man hetzt von einer Sache zur anderen. Selbstbestimmung? Fehlanzeige. Unordnung und Zweifel verunsichern. Unsicherheit fördert Stress. Man treibt durch den Alltag mit der leisen Ahnung, die Dinge nicht wirklich im Griff zu haben.

 

Priorisierungsregel 1: 

Alle Aufgaben an einem Platz

 

CALMMANDER bietet dir ein eigenes Ordnungssystem für all deine Aufgaben, das Jour Fixe-System. In diesem System kannst du deine Aufgaben (und die Aufgaben deiner Mitarbeiter) einfach, komfortabel und zeitschonend erfassen.

Einmal erfasst, kannst du alle Aufgaben verwalten, bis sie erledigt sind.

Mit dem Jour Fixe-System kannst du jede einzelne Aufgabe einer bestimmten Zuordnungsgruppe (z.B. Organisation, Person, Projekt, Thema) zuweisen. So kannst du alle Aufgaben - je nach Bedarf - gebündelt abrufen.

 

Priorisierungsregel 2: 

Jede einzelne Aufgabe eindeutig kategorisieren.

 

Jede einzelne Aufgabe eindeutig kategorisieren ... Puuuhh, wirst du jetzt vielleicht denken, ist das mühsam. Nein, gar nicht. In CALMMANDER schaffst du das mit ein wenig Routine in weniger als 10 Sekunden.

Nicht viel Zeit für die systematische Erstellung deiner Agenda. Sieh das als wertvolle Investition in deine Lebensqualität. All die Vorzüge richtiger Priorisierung warten auf dich! Du hast die Dinge im Griff und stets einen klaren Plan.

Kommen neue Aufgaben hinzu, passt sich deine Agenda (automatisch) an die geänderten Verhältnisse an. Wie das geht? Mit dem integrierten Jour Fixe-System in CALMMANDER.

 

Die Priorisierungskriterien

 

1. Wichtigkeit:

Die Wichtigkeit ist das Um und Auf. Der Blick auf das Wesentliche ist das Rezept gegen Stress. Wir wollen uns angewöhnen, uns auf das Wesentliche = das Wichtige zu konzentrieren. Wir wollen keine Zeit verschwenden mit unwichtigen Dingen.

Wir teilen die Wichtigkeit in 4 Kategorien ein:

 

  1. Ganz besonders wichtig !!!
  2. Sehr wichtig !!
  3. Wichtig !
  4. Unwichtig (!)

 

Das Thema Wichtigkeit wurde bereits oben, bei Was tun? ausführlich beschrieben.

 

2. Dringlichkeit:

Vieles ist dringend, aber was heißt das eigentlich? Jeder versteht darunter etwas anderes, der Begriff ist unscharf.

 

Gehe bitte grundsätzlich von folgender Formal aus:

Dringend heißt unverzüglich, jetzt, sofort. Wenn eine Sache dringend ist, dann ist ihr Fälligkeitstermin Heute.

 

Stelle dir bei jeder dringenden Sache die Frage, ob das tatsächlich so ist. Jetzt? Sofort? Heute?

 

Plötzlich sind viele Dinge nicht mehr dringend; sie bekommen (ganz normal) einen definierten Fälligkeitstermin, also z.B. in 2 Tagen, nächsten Dienstag oder Donnerstag. Über diese Zeitpunkte kann man viel besser verhandeln als über ein gestresstes "Jetzt". 

 

3. Kritische Qualität / Schadenspotential:

Es gibt Aufgaben, die auf den ersten Blick nicht so wichtig und überhaupt nicht dringend erscheinen. Bei näherer Betrachtung sind sie aber kritisch, d.h. sie haben ein verdecktes hohes Schadenspotenzial. Aus einer Kleinigkeit kann eine wahre Katastrophe werden.

 

Dazu ein paar reale Beispiele:

  • Du bist auf einem Schiff und steuerst auf einen sehr sehr kleinen Eisberg zu. Seit dem Untergang der Titanic wissen wir, das ist kritisch. Die wahre Dimension von Eisbergen erschließt sich unterhalb der Wasserlinie.
  • Ein IT-Mitarbeiter meldet eine kurze geringfügige Aktivität in den Stammdaten. Der IT-Chef bewertet das als kleine unbedeutende Störung. Zwei Tage später überweist das Unternehmen € 50 Mio. auf ein fremdes Konto. Hacker haben den IBAN (= Bankleitweg) in den Stammdaten manipuliert.
  • Ein Ingenieur bemerkt eine kleine, selten auftretende Störung am Zündschloss des Autos TY. Die Chefs sehen darüber hinweg. Kurz darauf mehren sich tödliche Unfälle mit dem TY. Die kleine Störung am Zündschloss aktiviert während der Fahrt die Lenkradsperre. Es folgt eine der größten Rückrufaktionen der Automobilgeschichte.

 

Also: Hat diese Sache ein hohes Schadenspotential? Wenn ja, dann ist sie kritisch.

Definiere für dich / deinen Arbeitsbereich die kritischen Bereiche, also jene Bereiche, die besonders hohes Schadenspotential bergen. Aufgaben in diesen Bereichen sind dann eher kritisch.

 

4. Fälligkeitstermin:

Bis wann ist diese Sache zu erledigen? D.h. sie ist abgeschlossen. Dieser Zustand ist dann erreicht, wenn nichts mehr zu tun ist. Das Ding ist FERTIG!

 

Wir liefern dann keinen vagen Entwurf ab oder ein grobes Konzept, sondern gute durchdachte Arbeit. Wir haben die Ausgangssituation und das Ziel verstanden, die einzelnen Optionen herausgearbeitet und bieten klare Lösungen an. Wir liefern einen Good Job!

 

Bis wann soll das ordentlich erreicht sein? An welchem Tag? Ist das realistisch?

 

Behalte bei dieser Festlegung immer den Überblick:

  • über deine bereits bestehende Agenda,
  • die Kapazitäten deiner Kollegen,
  • deiner Mitarbeiter,
  • stehen Urlaube an?
  • Feiertage?
  • Plane Zeitreserven für unvorhersehbare Entwicklungen ein.

 

Sei dir der Tatsache bewusst, dass du hier eine wesentliche Entscheidung darüber triffst, ob du in nächster Zeit gestresst bist (aufgrund unrealistischer Terminsetzung) oder ruhig und ausgeglichen bist (aufgrund überlegter und realistischer Terminsetzung).

 

Noch einmal: Bis wann kannst du das ordentlich, in guter Qualität, ohne unnötigen Stress erledigen?

 

Exkurs:

Diesen Ausführungen folgend werden im Jour Fixe-System von CALMMANDER Aufgaben anhand von vier Kriterien erfasst:

  1. Wichtigkeit
  2. dringend
  3. kritisch
  4. Fälligkeitstermin

 

Anhand dieser vier Kriterien erstellt CALMMANDER automatisch eine Priorisierungszahl. Je kleiner diese Zahl, desto höher die Priorität der Aufgabe. Sie rutscht in deiner Aufgabenliste sozusagen nach oben. Also:

 

  • Die Aufgabe mit der Priorisierungszahl 1 hat höhere Priorität als die Aufgabe mit der Zahl 5.
  • Die Aufgabe mit der Priorisierungszahl 5 hat höhere Priorität als die Aufgabe mit der Zahl 7.
  • U.s.w., eh logisch.

 

Die Priorisierungsformel:

Die Priorisierungszahl in CALMMANDER wird nach einer einfachen Priorisierungsformel berechnet. Es werden für jedes Kriterium Punkte vergeben:

 

  • ganz besonders wichtig: 0 Punkte
  • sehr wichtig: 1 Punkt
  • wichtig: 2 Punkte
  • unwichtig: 3 Punkte
  • dringend: 0 Punkte
  • nicht dringend: 1Punkt
  • kritisch: 0 Punkte
  • nicht kritisch: 1 Punkt
  • Fälligkeitstermin Heute: 0 Punkte
  • Fälligkeitstermin Morgen: 1 Punkt
  • ... in zwei Tagen: 2 Punkte
  • ... in drei Tagen: 3 Punkte
  • u.s.w.

 

Ergebnis: Die Aufgabe mit den wenigsten Punkten hat die höchste Priorität. Wir erledigen sie als Nächstes. Dann kommt die nächste Aufgabe, u.s.w. Neue Aufgaben werden erfasst und reihen sich automatisch in die Liste ein, je nach ihrer Punktezahl. Du hast deine Aufgaben immer im Griff und kannst dich auf ihre Erledigung konzentrieren.

 

TIPPS

Nachstehend noch ein paar allgemeine Tipps im Umgang mit unseren täglichen Aufgaben:

 

Wenn möglich, sofort

Wenn wir mit einer neuen Aufgabe konfrontiert werden, sollten wir diese, wenn möglich, sofort erledigen.

 

Was heißt wenn möglich?

  • Es ist alles vorhanden, um die Aufgabe tatsächlich abschließen = erledigen zu können.
  • Die Erledigung kann (jetzt) ohne großen Zeitaufwand erfolgen; als Faustregel gelten 5 Minuten.  

 

Unsere Aufmerksamkeit ist ohnehin bereits auf diese Sache gerichtet; wir schonen unsere Ressourcen also, wenn wir die Sache gleich erledigen und den Energiefluss (Flow) aufrechterhalten und nutzen.

 

No go: Aufschieben

Anstehende bzw. fällige Aufgaben sollten wir zeitgerecht abschließend erledigen.

 

Das - auch nur teilweise - Aufschieben von Aufgaben (Prokrastination) belastet uns. Zunächst empfinden wir ein "schleichendes" schlechtes Gewissen; je mehr und/oder länger wir Dinge aufschieben, desto größer wird die Belastung und kann unser Selbstbewusstsein z.T. massiv beeinträchtigen.

 

Also, erst gar nicht in diese Richtung gehen, denke konstruktiv:

  • So, ich erledige das jetzt ganz einfach.
  • Ich schließe diese Sache jetzt ab.
  • Ich lasse mich jetzt auf diese Sache ein und bringe das hinter mich.
  • Wenn man einmal etwas begonnen hat, ist es schon halb erledigt.

 

Unangenehmes

Wir alle sind immer wieder mit unangenehmen Aufgaben konfrontiert; unangenehm aus den verschiedensten Gründen: langweilig, schwierig, kritisch, schon "ewig" aufgeschoben, hat Potenzial für einen Konflikt, "kann das nicht" etc. Alles tolle Gründe.

 

ABER: Wir sollten diese Aufgaben unbedingt erledigen, weil uns das Vor-Sich-Herschieben solcher Aufgaben innerlich belastet. Im Prinzip ist das ein Aufschieben bzw. Vermeiden. I.a.R. erledigen sich diese Dinge aber nicht von alleine, sie stehen vor uns und wirken auf uns; belastend. Man erkennt das daran, wie befreit man sich fühlt, wenn man diese Dinge hinter sich bringt.

 

Also, denke konstruktiv:

  • O.k., solche Dinge gehören dazu. Ich nehme jetzt all meine positive Energie zusammen und bringe das hinter mich.
  • Ja, das ist nicht lustig. Genau deswegen werde ich mich jetzt von dieser Sache befreien, indem ich sie erledige.
  • Was mutt, das mutt.

 

Aktivitätsblöcke

Gewöhne es dir an, ähnliche Aktivitäten zusammenzufassen und in einem Block abzuarbeiten. Bilde für diese Tätigkeiten also Aktivitätsblöcke. Du bist dann in diesem spezifischen Aktivitätsmodus und bekommst mehr weiter.

 

Typische Aktivitätsblöcke können sein:

  • Post erledigen
  • Fachzeitschriften durchsehen
  • E-Mails abarbeiten (max. 2x am Tag, z.B. von 11.30 bis 12.00 und dann wieder von 15.30 bis 16.00 Uhr)
  • Telefonate
  • Recherchen
  • ...

 

Bewusst langsam

Manchmal verspürt man Zeitdruck und innerliche Hektik. Man ist angespannt, unrund und stresst. Wenn wir in diesem Zustand etwas tun, dann werden wir oft kein gutes Ergebnis erzielen; wir sind einfach zu zappelig. Wir wollen etwas „ganz schnell“ machen, aber genau deswegen gelingt uns die Sache nicht.

 

Daher: Erledige die Sache ganz langsam. Sage dir im Geiste vor, was du jetzt genau machen wirst und tue es dann, ganz bewusst langsam.

 

Du sprichst mit dir selbst, wie ein Fluglotse mit einem Piloten: Klare kurze Anweisungen, die dann ganz ruhig ausgeführt werden. So erzielt man dann auch die gewünschten Ergebnisse, ganz ohne Stress.

 

Setze dir ein Limit

Wenn du keine innerliche Hektik verspürst, eigentlich ganz rund und entspannt bist, kann es sein, dass du meinst, du hättest für die Erledigung einer Sache „ewig Zeit“. Dann beginnt man gerne zu trödeln, lässt sich Zeit und ist nur halb bei der Sache. So wird man nicht viel weiter bekommen. 

 

Dagegen hilft eines: Setze dir ein zeitliches Limit. Sage dir, dass du diese Sache z.B. in einer Stunde fertig machen wirst. Setze dir, wenn du möchtest einen Timer und ziehe das dann durch. 

 

Eines nach dem anderen

Klingt logisch, ist aber für viele schwer umzusetzen. Da wird etwas halbherzig (falsche Einstellung) begonnen, unterbrochen (nicht erledigt), etwas Neues angefangen (das alte wird implizit aufgeschoben), nicht abgeschlossen (ebenfalls nicht erledigt), dann macht man eine Pause und hat schon ein wenig schlechtes Gewissen (kein Wunder), dann geht es weiter mit der ursprünglichen Aufgabe (ernsthaft?), dann wird man von Telefonaten unterbrochen (auf keines war man vorbereitet), der Tag endet im Chaos, völlig geschafft geht man nach Hause, nichts hat man erledigt.

 

Das Gegenkonzept:

Du stellst dich auf eine Sache ein und erledigst sie nach allen hier beschriebenen Regeln. 

Dann sammelst du dich kurz.

Dann stellst du dich auf die nächste Sache ein und erledigst sie nach allen hier beschriebenen Regeln.

Dann sammelst du dich kurz.

Dann das Nächste, sammeln u.s.w.

 

EINES NACH DEM ANDEREN. Dein Tag hat Struktur, Klarheit und Richtung. Du sammelst Erfolge. Du gehst nach der Arbeit nach Hause und genießt das Gefühl, dass du heute etwas weiter gebracht hast.

 

Tages-Prioritäten

Du kommst zur Arbeit und blickst auf deine Aufgabenliste. Du siehst mehrere Aufgaben, die heute zu erledigen sind.

 

Das beste, was du jetzt tun kannst, ist folgendes: Blocke dir die Zeit, die du für die Erledigung der Top 3-Aufgaben (das sind die 3 Aufgaben mit der höchsten Priorität) auf deiner Aufgabenliste benötigst. Am besten gleich am Morgen. Blocke deinen Kalender für 2-3 Stunden und erledige in dieser Zeit deine absoluten Tages-Prioritäten. Dann hast du schon einmal eine Schneise der Produktivität in diesen Tag geschlagen. Ein sicherer Erfolg.

 

Die restlichen Aufgaben kannst du dann - je nachdem wie sich der Tag entwickelt - in freie Zeiten verteilen.  

 

 

CALMMANDER enthält zu diesem wichtigen Thema eine sog. Map. Eine Map ist ein interaktives Bild, das den gesamten Inhalt der Coaching-Einheit strukturiert darstellt. Mit Hilfe der Map kann das Thema ganz einfach wiederholt werden bzw. können bestimmte Inhalte ganz gezielt aufgerufen werden. Die Map ermöglicht es dir, das Thema ganz rasch zu verinnerlichen.

 

Wir können die Flut an Aufgaben sehr wohl beherrschen. Dazu brauchen wir nur ein wenig Know How und klare Regeln. Diese Regeln sollten wir konsequent anwenden. Mit CALMMANDER ist das ganz einfach: Die Regeln sind Teil des Programms.

 

MAY THE CALMMANDER BE WITH YOU

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